Filmklubber er forpliktet til å holde årsmøte hvert år. Her skal medlemmene i filmklubben kunne være med å bestemme. Men hvordan gjøre det etter boka, og hvordan få folk til å komme?
Det er sesong for årsmøter i filmklubbene. Mange har allerede arrangert sine årsmøter, andre har ikke kommet så langt enda. Her er noen ting det kan være lurt å tenke på når dere skal arrangere årsmøtet.
Årsmøte + film = flere folk
I de fleste filmklubbene er det årsmøtet nokså enkelt unnagjort, med noen faste saker. Mange filmklubber gjør dette i forbindelse med en filmvisning, slik at flere har lyst til å komme. Alle som var betalende medlemmer året før må inviteres. Det er bare medlemmer som hadde et betalt medlemskap i deler av året før som har stemmerett.
Hva står egentlig i vedtektene til klubben?
Før årsmøtet kan det være lurt å minne på de som sitter i styret, og medlemmene, hva som egentlig står i filmklubbens vedtekter. (Da ser dere også om styret bør fremme vedtekstendringsforslag.) Finner dere ikke klubbens vedtekter, kan dere ta kontakt med Filmklubbforbundet. Nederst i dette dokumentet ligger mønstervedtektene vi forslår for nystartede klubber i dag.
Hvilke saker må med?
Her er et eksempel på saksliste for årsmøte:
- Konstituering av møtet og godkjenning av dagsorden
- Årsmelding for året før.
- Regnskap for året før
- Valg
- Eventuelt
Det går også an å ha med saker om budsjett og aktivitetsplaner, men det er ikke et krav. Har dere en filmklubb med aktive medlemmer som synes det er hyggelig å høre om hva filmklubben tenker å gjøre fremover? Eller kanskje de til og med har gode innspill om de vet hva dere planlegger? Da kan det være lurt å involvere dem ved å presentere planer på årsmøtet.
Hva skal en årsmelding inneholde?
Når dere skriver årsmelding, eller årsberetning, for året før, er det naturlig å liste opp det filmklubben har holdt på med. Hvor mange visninger hadde dere, hvilke filmer ble vist, hvor mange medlemmer og hvor mange besøkende hadde dere? Kanskje har dere også bilder fra filmvisninger, eller kan fortelle om noe av det andre arbeidet filmklubben har gjort i løpet av året.
Årsmeldingen holder seg til det som skjedde i forrige kalenderår. Styret i filmklubben må være enige om årsmeldingen, slik at det er klart at styret står samlet bak den. Her er noen punkter det kan være lurt å ha med:
- Sammendrag av filmklubbåret, visninger og hvordan det har gått.
- Medlemstall og besøkstall.
- Priser.
- Hvem som har sittet i styret, og hvilke roller de ulike har hatt.
- Hvordan filmklubben har jobbet med tanke på programmering.
- Hvilke kommunikasjonskanaler klubben har.
- Om styret har vært på noen turer, eller holdt på med filmklubbrelaterte ting.
- Om filmklubben har hatt samarbeidsvisninger, eller har noen gode samarbeidspartnere som bør nevnes og takkes.
- Om økonomi og hvordan det går (i tillegg til å legge frem det faktiske årsregnskapet som egen sak.)
Hvordan skal regnskapet se ut?
For mer info om hvordan et filmklubbregnskap kan se ut, går det an å laste ned et eksempel her. Det trenger ikke være så komplisert, det viktigste er at styret og medlemmene enkelt ser hva slags inntekter og utgifter filmklubben har hatt. Dette bør fremgå på en side. Det er ikke nødvendig å legge ved alle kontobevegelser som har vært, summer det heller sammen i noen enkle poster.
Valg
Det varierer litt hvordan filmklubbene gjør dette, om det er rom for å bli med i styret underveis i året, eller om det kun er ved årsmøtet man kan velges inn. Men selv for små klubber kan det være lurt å gjøre formelle valg på årsmøtet, og melde inn eventuelle endringer i Brønnøysundregisteret. (Forutsatt at dere er registrert der og i Frivillighetsregisteret). Da har dere også oppdatert og riktig informasjon om dere søker penger fra et sted som krever det. (Eller om dere er med på å søke moms-kompensasjon via Filmklubbforbundet.)
Vil du lære mer om hvordan årsmøte/ landsmøte og demokratisk medvirkning kan se ut? Bli med på Filmklubbforbundets landsmøte i Bergen under Filmklubbdagene Bergsem 15.–17. mars.
Bilde fra A Matter of Life and Death (Powell and Pressburger, 1946)
