Bruksanvisning for Norsk filmklubbforbund sitt medlemsregistreringssystem
For deg som driver filmklubb
Med et felles registreringssystem for alle klubbene, skal det bli enklere å registrere medlemmer, få all informasjon samlet på et sted, og ikke minst, gjøre alt på en måte som ivaretar informasjon om medlemmene på en trygg og korrekt måte.
Her kan dere logge inn og se filmklubbens medlemmer https://www.filmklubbmedlem.no/login.
Hvordan fungerer det?
Hver filmklubb får en innlogging. Flere brukere kan være innlogget på samme bruker samtidig.
Når dere logger inn får dere se en liste over alle medlemmer. Det er enklest å jobbe i systemet fra en datamaskin, og ikke på mobil.
Hva kan vi gjøre i systemet?
- Dere kan søke etter medlemmer ut fra navn, telefonnummer eller e-post.
- Medlemmene får en QR-kode de kan vise frem, og når dere scanner den kan dere se om de har gyldig medlemskap.
- Dere kan registrere når medlemmer betaler for sitt medlemskap.
- Dere kan registrere hvor lenge medlemskapet skal vare – både for enkeltmedlemmer og dere kan velge utløpsdato for filmklubbens semester.
- Dere kan redigere informasjonen på medlemmene, om noe er feil eller har endret seg.
- Dere kan sortere medlemslista på de ulike kategoriene, som fornavn, etternavn, hva slags type medlemskap de har, og om de har betalt eller ikke.
- Dere kan legge til nye medlemmer manuelt, om vedkommende ikke ønsker å gjøre det selv.
- Dere kan slette medlemmer.
- Dere kan hente ut hele medlemslisten i excel. Slik får dere ut e-postadressene til medlemmene slik at dere kan sende dem info. (Se hvordan under Hent ut liste nedenfor).
Hvordan bruke systemet, steg for steg
Dere ber nye medlemmer om å registrere seg. Det gjør de her https://www.filmklubbmedlem.no/registrer. Når noen skal fornye medlemskapet sitt, trenger de ikke registrere seg på nytt. Da kan filmklubben søke dem opp, og registrere at de betaler for en ny periode.
Vi har en bruksanvisning for hvordan medlemmer registrerer seg her filmklubb.no/medlem og på engelsk filmklubb.no/membership.
Medlemmer kan registrere seg når som helst. De betaler ingenting i selve registreringssystemet. Når de kommer til filmklubben, må de betale for medlemskapet. Da søker dere opp medlemmet i systemet, og huker av for at de har betalt. Her kan dere også registrere hvor lenge medlemskapet skal vare for hver enkelt person. Om du ikke gjør noen valg, vil medlemskapet vare i 6 eller 12 måneder, alt etter som hvilken lengde filmklubben har bestemt seg for. Men nå er det også mulig for filmklubb å registrere medlemskap ut fra sesong, så dere kan velge om medlemmet skal være medlem ut vårsesongen/høstsesongen eller året.
Hvordan bestemme når meldemskapet skal utløpe
Ønsker dere at medlemskapet i deres filmklubb skal gå til 31. desember? Eller til 31. mai? 30. juni? Eller foretrekker dere at filmklubbens medlemskap varer i 6 eller 12 måneder uansett når folk blir medlem? Filmklubber har ulike behov. Om dere ikke gjør noe, vil meldemskap vare i 6 eller 12 måneder, avhengig av hva dere er registrert med i system.
Om dere vil bestemme dato for utløp av medlemskap i filmklubben, gjør dere slik:
– Logg inn på filmklubbens side her.
– Trykk innstillinger oppe i høyre hjørne.
– Scroll ned – her kan dere sette en egen dato for når semesteret deres er over.
OBS: Etter denne datoen, må dere inn og registrere ny dato. (Dette fordi få klubber følger nøyaktig samme datoer for semesteret sitt.) Om dere ikke husker å sette ny dato, vil systemet velge datoen 6 måneder frem i tid om dere er en klubb med medlemskap som varer i 6 måneder. (Og 12 måneder frem i tid om dere er en 12 måneders-klubb.)
Hvordan legge til et nytt medlem fra inne i systemet
Over medlemslista ligger en knapp der det står +Legg til medlem. Fyll ut infoen, og husk å huke av for om medlemskapet er betalt.
Hvordan sjekke om et medlem har et aktivt medlemskap?
Fra høsten 2025, får medlemmer som betaler for medlemskapet sitt en QR-kode de kan vise frem i døra. (Denne e-posten får de når dere har haket av for betalt i systemet.)
QR-koden forblir den samme i kommende semester også. Når medlemmer viser koden i døra, kan alle med en smarttelefon scanne QR-koden (for å gjøre det, åpner du bare kamera-appen på telefonen, hold den i ro over QR-koden, og vent til det dukker opp en url-lenke du kan klikke på. Dere trenger ikke noen egen QR-leser-app for å gjøre det. Om det ikke skjer noe, kan det hende personen som viser QR-koden må skru opp lyset på skjermen sin.)
Når dere scanner QR-koden, skal dere få en helt enkle nettside der det står hvor lenge medlemskapet er gyldig.
Det er ikke obligatorisk å bruke QR-koder for å se om folk har betalt. Dere kan også bruke egne medlemskort om dere foretrekker, eller dere kan søke dem opp i systemet deres for å se at de har betalt. MERK: Når den betalte perioden utløper, vil det stå i systemet når medlemskapet utløp. Da kan de betale for medlemskap på nytt, og dere kan huke av at de har betalt. Medlemmenen trenger ikke registrere seg på nytt. Med forbehold. Om de ikke har hatt et aktivt medlemskap i 2 år, vil systemet slette dem, da må de registrere seg på nytt for å bli med i filmklubben.
Hvordan finne ut om noen er medlem i en annen filmklubb?
Når filmklubben har logget seg inn i systemet, har dere et søkefelt oppe til høyre. Her kan dere søke etter egne medlemmer ut fra navn, telefon, e-post etc. For å finne ut om noen har et medlemskap i en annen filmklubb (og dermed skal betale medlemspris hos dere): søk på telefonnummer i dette feltet. Om de har et aktivt medlemskap i en annen filmklubb, vil du få opp den informasjonen. Merk at dere ikke kan gjøre endringer for medlemmer i andre filmklubber, bare for deres egne.
Å sende ut e-post til medlemmene – to ulike typer!
Oppe på toppen av sida, ved siden av navnet på filmklubben, kan dere trykke på Innstillinger. Her kan dere redigere navn på filmklubb og kontaktperson. I venstre meny kan dere endre på epostene som sendes ut automatisk i systemet.
E-posten som heter Epost til nytt medlem, er den de får automatisk når de først registrerer seg. E-posten som heter Epost ved registrert betaling får de når de har betalt, og dere i filmklubben har haket av for at de har betalt.
Vær obs når dere endrer på disse e-postene – om dere for eksempel vil beholde at medlemmer får lenke til QR-koden sin i Epost ved registrert betaling, må dere passe på å ikke fjerne koden som ligger inne for det. (Dere kan alltid klikke på Se standardtekst for å se hva utvikleren foreslår at dere skriver, og hvilke koder som må med – som «Her er lenke til ditt medlemskort: {medlemskort_url}».)
OBS: Når dere redigere i e-postmalene, bør dere bare skrive info som ikke går ut på dato. Det kan være vanskelig å huske å redigere infoen for hvert semester, så om dere lenker til filmklubbens program er det best om det er en side som alltid har samme URL.
Om dere er i tvil hvordan det er lurt å redigere e-posten: spør marte (at) filmklubb.no.
Hjelp! Et medlem har registrert seg i feil filmklubb!
Noen medlemmer kommer i skade for å velge feil filmklubb i rullemenyen, og registrerer seg i feil klubb. Før de har betalt for medlemskap, kan dere faktisk «stjele» dem tilbake. For å ta over et medlem fra en annen filmklubb (før de har betalt i den andre klubben): Søk opp telefonnummeret deres. Så lenge de ikke har et aktivt (betalt) medlemskap i en annen klubb, kan du velge å overføre dem til din filmklubb. Da registrerer du betaling på vanlig måte. Velkomst-e-posten vil dermed komme fra dere.
(Merk: Man kan kun være medlem i en filmklubb. Om de allerede har betalt medlemskap i en annen klubb skal de ha medlemspris i deres klubb. De trenger altså ikke registrere seg på nytt. Dere kan søke opp telefonnummeret deres i søkefeltet der det står Søk opp medlem. Står det at de har et aktivt medlemskap skal de ha medlemspris i alle landets filmklubber som er registrert hos Filmklubbforbundet.)
Hvilke medlemskategorier finnes?
Foreløpig kan dere velge mellom disse kategoriene. Om dere har sterke behov for andre kategorier: Si fra til oss i Filmklubbforbundet. Men fordi systemet skal passe for alle, forsøker vi å holde lista oversiktlig og kort.
Ordinær
Barn
Voksen
Styremedlem
Aktiv
Student
Merk at kategoriene Styremedlem og Aktiv oppfører seg litt annerledes – de teller ikke med i totalen når vi ser hvor mange dere skal betale kontingent for. (Tanken der er at styremedlemmer går gratis, og at dere kan ha frivillige som er med som «aktive», som hjelper til, men som ikke direkte sitter i styret. Disse får gratismedlemskap som takk for hjelpa, og dere skal dermed ikke betale kontingent for dem. Ved å registrere dem slik får de også medlemsinngang i alle andre filmklubbene i landet).
Dere bestemmer selv hvor mange av disse dere ønsker å bruke (kategoriene ‘Barn’ og ‘Voksen’ er tenkt hovedsakelig til bruk i barnefilmklubbene). For deres del er det viktigst å holde oversikt over hvem som har betalt hva.
Hent ut liste
Helt i bunnen av medlemslista, ligger en knapp som heter Eksportér medlemsliste som CSV. Med denne får dere lastet ned en fil.
«Jeg har forslag til forbedringer»
Bra! Systemet vil forhåpentligvis alltid være i utvikling. Si fra om ønsker til forbedringer til nfk (at) filmklubb.no, så noterer vi oss det. Noen endringer kan gjøres nokså raskt, andre ting må vi spare til, og ta i en større oppdatering. Men om flere sier fra, vet vi hvor skoen trykker og hva som haster mest.
Hva slags databehandler-avtale har dere?
Her kan du se avtalen mellom vår utvikler Ravn (databehandler) og Norsk filmklubbforbund (behandlingsansvarlig.)
Og her ligger avtalen mellom Norsk filmklubbforbund (som databehandler) og filmklubbene (behandlingsansvarlig).
QR-kode dere kan henge opp slik at medlemmer lett finner registreringssida
Vi har en QR-kode som tar folk til siden der de kan registrere seg. Dere kan også sette inn QR-koden i egen materiale / plakater og henge opp. Om dere ønsker noen andre formater eller noe annet å henge opp, er det bare å si fra.
QR-kode-plakat med informasjon om medlemskap
