Registrere medlemmer

Bruksanvisning for Norsk filmklubbforbund sitt medlemsregistreringssystem

For deg som driver filmklubb

Med et felles registreringssystem for alle klubbene skal det bli enklere å registrere medlemmer, få all informasjon samlet på et sted, og ikke minst, gjøre alt på en måte som ivaretar informasjon om medlemmene på en trygg og korrekt måte. 

Her kan dere logge inn og se filmklubbens medlemmer https://www.filmklubbmedlem.no/login

Hvordan fungerer det? 

Hver filmklubb får en innlogging. Flere brukere kan være innlogget på samme bruker samtidig.

Når dere logger inn får dere se en liste over alle medlemmer. Det er enklest å jobbe i systemet fra en datamaskin, og ikke på mobil.

Hva kan vi gjøre i systemet? 

  • Dere kan søke etter medlemmer ut fra navn, telefonnummer eller e-post
  • Dere kan registrere når medlemmer betaler for sitt medlemskap
  • Dere kan redigere informasjonen på medlemmene, om noe er feil eller har endret seg
  • Dere kan sortere medlemslista på de ulike kategoriene, som fornavn, etternavn, hva slags type medlemskap de har, og om de har betalt eller ikke. 
  • Dere kan legge til nye medlemmer manuelt, om vedkommende ikke ønsker å gjøre det selv. 
  • Dere kan slette medlemmer
  • Dere kan hente ut hele medlemslisten i excel. Slik får dere ut e-postadressene til medlemmene slik at dere kan sende dem info. (Se hvordan under Hent ut liste nedenfor.) 

Hvordan bruke systemet, steg for steg

Dere ber nye medlemmer om å registrere seg. Det gjør de her https://www.filmklubbmedlem.no/registrer. Vi har også en bruksanvisning for hvordan medlemmer registrerer seg her filmklubb.no/medlem og på engelsk filmklubb.no/membership.

Medlemmer kan registrere seg når som helst. De betaler ingenting i selve registreringssystemet. Når de kommer til filmklubben, må de betale for medlemskapet. Da søker dere opp medlemmet i systemet, og huker av for at de har betalt. Nå vil de få en e-post med informasjon om at de har et aktivt medlemskap, og hvor lenge det varer. 

Når de besøker filmklubben kan de enten vise e-posten for å vise at de har betalt for medlemskap, eller dere kan søke dem opp i systemet. Når den betalte perioden utløper, vil det stå i systemet når medlemskapet utløp. Da kan de betale for medlemskap på nytt, og dere kan huke av at de har betalt. 

Medlemskort og merker

I en overgangsperiode bruker vi både dette systemet, og de vante medlemskortene og merkene. Filmklubbforbundet ønsker å se at alt går på skinner før vi eventuelt avvikler medlemskortene. Vi beholder kort og merker gjennom høsten 2023, og ser hvordan det går. På sikt håper vi at vi ikke lenger trenger kort og merker. 

Hvordan legge til et nytt medlem fra inne i systemet

Over medlemslista ligger en knapp der det står +Legg til medlem. Fyll ut infoen, og husk å huke av for om medlemskapet er betalt. 

Å sende ut e-post til medlemmene

Oppe på toppen av sida, ved siden av navnet på filmklubben, kan dere trykke på Innstillinger. Her kan dere redigere navn på filmklubb og kontaktperson. I venstre meny kan dere klikke på Epostutsending. Her går det an å lage sin egen velkomst-epost til de som registrerer seg. Her har utviklerne for systemet skrevet inn: 

“Epost til nytt medlem

Når et nytt medlem blir registrert vil de få en epost som bekreftelse. Det finnes en standardtekst, som vil bli brukt dersom dere ikke skriver deres egen.

Dersom dere lagrer deres egne tekst vil den bli sendt i stedet for standardteksten.

Navn og epost til medlemmet må stå som variabler, på følgende format: {fornavn}, {etternavn} og {epost}.

Før teksten er lagret kan dere se en forhåndsvisning. Vi anbefaler at dere bruker denne for å se at eposten blir riktig.”

Hvilke medlemskategorier finnes?  

Foreløpig kan dere velge mellom disse kategoriene. Om dere har sterke behov for andre kategorier: Si fra til oss i FIlmklubbforbundet. Men fordi systemet skal passe for alle, forsøker vi å holde lista oversiktlig og kort. 

Ordinær
Barn
Voksen
Aktiv
Styremedlem

Dere bestemmer selv hvor mange av disse dere ønsker å bruke (kategoriene ‘Barn’ og ‘Voksen’ er tenkt hovedsakelig til bruk i barnefilmklubbene). For deres del er det viktigst å holde oversikt over hvem som har betalt hva. 

Hent ut liste

Helt i bunnen av medlemslista, ligger en knapp som heter Eksportér medlemsliste som CSV. Med denne får dere lastet ned en fil. 

Jeg har forslag til forbederinger

Bra! Systemet vil forhåpentligvis alltid være i utvikling. Si fra om ønsker til forbedringer til nfk (at) filmklubb.no, så noterer vi oss det. Noen endringer kan gjøres nokså raskt, andre ting må vi spare til, og ta i en større oppdatering. Men om flere sier fra, vet vi hvor skoen trykker og hva som haster mest. 

QR-kode dere kan henge opp slik at medlemmer lett finner registreringssidaV

Vi har en QR-kode som tar folk til siden der de kan registrere seg. Dere kan også sette inn QR-koden i egen materiale / plakater og henge opp. Om dere ønsker noen andre formater eller noe annet å henge opp, er det bare å si fra.

QR-kode-plakat med informasjon om medlemskap

QR-kode-plakat, kun med overskrift

Fil med bare QR-koden.