Bruksanvisning for Norsk filmklubbforbund sitt medlemsregistreringssystem
For deg som driver filmklubb
Med et felles registreringssystem for alle klubbene skal det bli enklere å registrere medlemmer, få all informasjon samlet på et sted, og ikke minst, gjøre alt på en måte som ivaretar informasjon om medlemmene på en trygg og korrekt måte.
Her kan dere logge inn og se filmklubbens medlemmer https://www.filmklubbmedlem.no/login.
Hvordan fungerer det?
Hver filmklubb får en innlogging. Flere brukere kan være innlogget på samme bruker samtidig.
Når dere logger inn får dere se en liste over alle medlemmer. Det er enklest å jobbe i systemet fra en datamaskin, og ikke på mobil.
Hva kan vi gjøre i systemet?
- Dere kan søke etter medlemmer ut fra navn, telefonnummer eller e-post
- Dere kan registrere når medlemmer betaler for sitt medlemskap
- Dere kan registrere hvor lenge medlemskapet skal vare.
- Dere kan redigere informasjonen på medlemmene, om noe er feil eller har endret seg
- Dere kan sortere medlemslista på de ulike kategoriene, som fornavn, etternavn, hva slags type medlemskap de har, og om de har betalt eller ikke.
- Dere kan legge til nye medlemmer manuelt, om vedkommende ikke ønsker å gjøre det selv.
- Dere kan slette medlemmer
- Dere kan hente ut hele medlemslisten i excel. Slik får dere ut e-postadressene til medlemmene slik at dere kan sende dem info. (Se hvordan under Hent ut liste nedenfor.)
Hvordan bruke systemet, steg for steg
Dere ber nye medlemmer om å registrere seg. Det gjør de her https://www.filmklubbmedlem.no/registrer. Når noen skal fornye medlemskapet sitt, trenger de ikke registrere seg på nytt. Da kan filmklubben søke dem opp, og registrere at de betaler for en ny periode.
Vi har en bruksanvisning for hvordan medlemmer registrerer seg her filmklubb.no/medlem og på engelsk filmklubb.no/membership.
Medlemmer kan registrere seg når som helst. De betaler ingenting i selve registreringssystemet. Når de kommer til filmklubben, må de betale for medlemskapet. Da søker dere opp medlemmet i systemet, og huker av for at de har betalt. Her kan dere også registrere hvor lenge medlemskapet skal vare. Om du ikke gjør noen valg, vil medlemskapet vare i 6 eller 12 måneder, alt etter som hvilken lengde filmklubben har bestemt seg for. Men nå er det også mulig for filmklubb å registrere medlemskap ut fra sesong, så dere kan velge om medlemmet skal være medlem ut vårsesongen/høstsesongen eller året.
Nå vil de få en e-post med informasjon om at de har et aktivt medlemskap, og hvor lenge det varer. OBS: Om filmklubben endrer dato igjen etterpå, vil ikke medlemmet få ny beskjed om dette. (Så det er lurt å registrere riktig dato fortløpende, og ikke endre på dem i ettertid.)
Når de besøker filmklubben kan de enten vise e-posten for å vise at de har betalt for medlemskap, eller dere kan søke dem opp i systemet. Når den betalte perioden utløper, vil det stå i systemet når medlemskapet utløp. Da kan de betale for medlemskap på nytt, og dere kan huke av at de har betalt.
Hvordan legge til et nytt medlem fra inne i systemet
Over medlemslista ligger en knapp der det står +Legg til medlem. Fyll ut infoen, og husk å huke av for om medlemskapet er betalt.
Å sende ut e-post til medlemmene
Oppe på toppen av sida, ved siden av navnet på filmklubben, kan dere trykke på Innstillinger. Her kan dere redigere navn på filmklubb og kontaktperson. I venstre meny kan dere klikke på Epostutsending. Her går det an å lage sin egen velkomst-epost til de som registrerer seg. Her har utviklerne for systemet skrevet inn:
“Epost til nytt medlem
Når et nytt medlem blir registrert vil de få en epost som bekreftelse. Det finnes en standardtekst, som vil bli brukt dersom dere ikke skriver deres egen.
Dersom dere lagrer deres egne tekst vil den bli sendt i stedet for standardteksten.
Navn og epost til medlemmet må stå som variabler, på følgende format: {fornavn}, {etternavn} og {epost}.
Før teksten er lagret kan dere se en forhåndsvisning. Vi anbefaler at dere bruker denne for å se at eposten blir riktig.”
Hvilke medlemskategorier finnes?
Foreløpig kan dere velge mellom disse kategoriene. Om dere har sterke behov for andre kategorier: Si fra til oss i FIlmklubbforbundet. Men fordi systemet skal passe for alle, forsøker vi å holde lista oversiktlig og kort.
Ordinær
Barn
Voksen
Aktiv
Styremedlem
Dere bestemmer selv hvor mange av disse dere ønsker å bruke (kategoriene ‘Barn’ og ‘Voksen’ er tenkt hovedsakelig til bruk i barnefilmklubbene). For deres del er det viktigst å holde oversikt over hvem som har betalt hva.
Hent ut liste
Helt i bunnen av medlemslista, ligger en knapp som heter Eksportér medlemsliste som CSV. Med denne får dere lastet ned en fil.
Jeg har forslag til forbedringer
Bra! Systemet vil forhåpentligvis alltid være i utvikling. Si fra om ønsker til forbedringer til nfk (at) filmklubb.no, så noterer vi oss det. Noen endringer kan gjøres nokså raskt, andre ting må vi spare til, og ta i en større oppdatering. Men om flere sier fra, vet vi hvor skoen trykker og hva som haster mest.
Hva slags databehandler-avtale har dere?
Her kan du se avtalen mellom vår utvikler Ravn (databehandler) og Norsk filmklubbforbund (behandlingsansvarlig.)
Og her ligger avtalen mellom Norsk filmklubbforbund (som databehandler) og filmklubbene (behandlingsansvarlig).
QR-kode dere kan henge opp slik at medlemmer lett finner registreringssidaV
Vi har en QR-kode som tar folk til siden der de kan registrere seg. Dere kan også sette inn QR-koden i egen materiale / plakater og henge opp. Om dere ønsker noen andre formater eller noe annet å henge opp, er det bare å si fra.
QR-kode-plakat med informasjon om medlemskap
